De vergeten kant van digitale vaardigheden: wat moet de organisatie zelf op orde hebben?

← Alle artikelen

3 min leestijd · door Ilse Polak

Wanneer een organisatie digitale vaardigheden meet, gaat alle aandacht vanzelf naar de medewerkers. Wat weten ze, wat kunnen ze en waar hebben ze hulp nodig? Dat zijn belangrijke vragen, al wordt daarbij makkelijk vergeten dat medewerkers hun vaardigheden toepassen in een digitale werkomgeving die de organisatie zelf heeft ingericht. Hoe makkelijk of moeilijk digitaal vaardig gedrag is, bepaalt de organisatie dus voor een flink deel mee.

In onderzoek naar technologieacceptatie heet dit facilitating conditions: de organisatorische en technische voorwaarden die het gebruik van technologie ondersteunen. Vijf ervan verdienen bij corporaties de meeste aandacht.

1. Kloppen de middelen?

De meest basale voorwaarde: hebben medewerkers passende apparatuur, software, toegang en rechten? Soms is een probleem hier goed zichtbaar, bijvoorbeeld wanneer iemand in de training andere rechten had dan op de werkplek, en vaak is het onzichtbaar, zoals bij verschillen in licenties of autorisaties waardoor collega’s binnen hetzelfde proces verschillende mogelijkheden hebben. Als het gewenste gedrag technisch niet voor iedereen uitvoerbaar is, lost geen enkele training dat op.

2. Is de digitale werkomgeving logisch?

Corporaties werken met een combinatie van Microsoft 365, ERP, DMS, CRM, intranet en vakapplicaties. Voor medewerkers levert dat één praktische vraag op: welke informatie hoort waar? Een landschap kan technisch prima functioneren en voor gebruikers toch onnavolgbaar zijn. Het gevolg zie je terug in eigen Excelbestanden, persoonlijke mappen en lijstjes. Die workarounds zijn waardevolle informatie, want soms zeggen ze iets over vaardigheden en vaak vooral iets over de aansluiting tussen systemen en werk.

3. Wordt ondersteuning ook ervaren?

Ondersteuning is meer dan een servicedesk hebben. Weten medewerkers waar ze met welke vraag terechtkunnen, hoe snel er hulp is en waar instructies staan? Wat me bij corporaties opvalt: er is vaak veel geregeld dat medewerkers niet als hulp ervaren. Het verschil tussen formeel beschikbare en ervaren ondersteuning is een van de nuttigste dingen die je kunt uitvragen.

4. Is er tijd en ruimte om te leren?

Wie iets nieuws leert, werkt in het begin langzamer dan in de vertrouwde routine en zonder ruimte om te oefenen en fouten te herstellen, valt vrijwel iedereen terug op het oude. Dat vraagt geen extra trainingsdagen, want gelegenheid om iets uit te proberen of kort met een collega mee te kijken is vaak al genoeg. De leidinggevende bepaalt in de praktijk hoeveel van die ruimte er echt is.

5. Zijn er werkafspraken?

Technologie biedt bijna altijd meerdere routes naar hetzelfde doel. Teams, SharePoint en OneDrive bieden elk mogelijkheden voor opslag en samenwerking; zonder afspraken kiest ieder team een eigen route. Werkafspraken hoeven echt niet iedere handeling voor te schrijven, ze geven vooral een gedeeld kader zodat vaardige medewerkers ook dezelfde kant op werken.

Wie vraag je?

Medewerkers vertellen hoe zij de omgeving ervaren. IT en functioneel beheer weten waar techniek knelt. Leidinggevenden kennen de afspraken en de dagelijkse praktijk. Door die perspectieven te combineren met een assessment krijg je een diagnose van medewerkers én van hun werkomgeving.

Loop de vijf randvoorwaarden eens langs voor jouw eigen organisatie: welke staan er goed en welke verdienen als eerste aandacht?

Dit artikel is ook te lezen op De Changency.

← Alle artikelen

Bij dit artikel is AI ingezet als redactionele ondersteuning. De inhoud, de voorbeelden en de eindredactie komen van de auteur.