Wie is verantwoordelijk voor digitale vaardigheden: HR, IT of de leidinggevende?

← Alle artikelen

4 min leestijd · door Ilse Polak

Zodra een organisatie serieus met digitale vaardigheden aan de slag wil, komt in het eerste overleg dezelfde vraag op tafel: wie gaat hierover? HR ligt voor de hand omdat het over ontwikkeling gaat, IT ligt voor de hand omdat het over systemen gaat en de leidinggevende ligt voor de hand omdat daar het gedrag moet ontstaan. Eerlijk gezegd kan geen van drieën het alleen dragen.

Wat er gebeurt als HR eigenaar wordt

HR heeft op dit onderwerp veel te bieden, want daar wordt bepaald hoe digitale vaardigheden een plek krijgen in functieprofielen en de gesprekscyclus, hoe het leren wordt georganiseerd en hoe nieuwe medewerkers en leidinggevenden daarin worden ondersteund. Wat HR niet kan, is bepalen wat goed digitaal werken in de praktijk betekent, want daarvoor is kennis van systemen en processen nodig. En er ligt een klassieke valkuil op de loer: als het traject volledig vanuit HR wordt ingericht, wordt elk geconstateerd probleem vertaald naar een leeroplossing, terwijl niet elk digitaal probleem met leren op te lossen is.

Wat er gebeurt als IT eigenaar wordt

IT ziet scherp waar digitaal werken vastloopt: supportvragen, workarounds, autorisaties, applicaties die anders worden gebruikt dan bedoeld. Alleen zegt technische beschikbaarheid nog weinig over het gebruik: Teams kan perfect geconfigureerd zijn terwijl iedereen documenten blijft mailen en het ERP kan uitstekend draaien terwijl medewerkers eigen Exceloverzichten bijhouden. Adoptie regel je dus niet met een goede configuratie alleen.

De onderschatte rol: de leidinggevende

Veel van het uiteindelijke gedrag ontstaat in het team. Een medewerker kan in een training leren dat documenten vanuit Teams worden gedeeld; als de leidinggevende elke week een Word-bestand als bijlage rondstuurt, weet iedereen welke werkwijze gaat winnen. Leidinggevenden bepalen welke afspraken in het team gelden, of er tijd is om te oefenen, of ontwikkeling wordt besproken en welk voorbeeld er dagelijks te zien is.

En de medewerker zelf?

Die heeft vanzelfsprekend een eigen verantwoordelijkheid, zoals nieuwsgierig zijn, blijven oefenen en soms een vertrouwde werkwijze loslaten. Daar hoort wel een belangrijke voorwaarde bij. Je kunt moeilijk digitaal eigenaarschap vragen als onduidelijk is wat er wordt verwacht, systemen slecht zijn ingericht, leren altijd naast het gewone werk moet en het voorbeeldgedrag ontbreekt.

Verdeel geen eigenaarschap, verdeel verantwoordelijkheden

In de digitale vaardigheidstrajecten die ik begeleid, adviseer ik om de rollen en verantwoordelijkheden zo in te richten:

HR maakt digitale ontwikkeling onderdeel van het bredere HR-beleid. Concreet: neem digitale vaardigheden op in functieprofielen en de gesprekscyclus, organiseer het leeraanbod op basis van wat de meting laat zien en geef leidinggevenden handvatten om het gesprek in hun team te voeren.

IT en functioneel beheer zorgen dat de digitale werkomgeving medewerkers echt ondersteunt. Concreet: analyseer supportvragen op patronen in plaats van ze alleen af te handelen, breng workarounds in beeld als signaal over de inrichting en zorg dat rechten en autorisaties kloppen met wat er van mensen wordt verwacht.

Leidinggevenden vertalen digitaal werken naar concreet gedrag in het team. Concreet: maak met het team werkafspraken over de belangrijkste systemen, stel er regelmatig een vraag over in het werkoverleg en laat in je eigen gedrag zien wat de afgesproken werkwijze is.

MT en directie zorgen voor prioriteit en duidelijkheid. Concreet: spreek uit wat de organisatie onder goed digitaal werken verstaat, maak er tijd en budget voor vrij en vraag periodiek naar de voortgang, net zoals bij elk ander organisatiedoel.

Medewerkers ontwikkelen hun vaardigheden en passen de afgesproken werkwijzen toe, en geven het eerlijk aan wanneer iets in de omgeving dat moeilijk maakt.

Leg die verdeling vast voordat je gaat meten. Stel dat een team laag scoort op een systeem: HR ziet een leerbehoefte, IT ziet veel supportvragen over dezelfde functionaliteit, de leidinggevende vertelt dat er geen teamafspraken zijn en de medewerkers zeggen dat ze het prima kunnen maar dat een andere route sneller is. Los van elkaar leiden die beelden tot vier verschillende conclusies, terwijl ze samen precies genoeg informatie geven om te bepalen wat er nodig is.

En leg als organisatie ook jezelf langs de meetlat: zijn onze systemen logisch, zijn onze verwachtingen duidelijk, krijgen mensen tijd en laten leidinggevenden zelf het gedrag zien dat we vragen?

Als je morgen in jouw organisatie zou vragen wie er verantwoordelijk is voor de digitale vaardigheden van medewerkers, welk antwoord krijg je dan?

Dit artikel is ook te lezen op De Changency.

← Alle artikelen

Bij dit artikel is AI ingezet als redactionele ondersteuning. De inhoud, de voorbeelden en de eindredactie komen van de auteur.